Каталог статей из сборников научных конференций и научных журналов- Соотношение понятия «документ» в России и за рубежом

А. Е. Яковленко Магистрант,

Кубанский государственный университет,

г. Краснодар, Россия

Документы окружают человека повсюду, сопровождают деятельность организаций, учреждений, фиксируют управленческие процессы и т. д. Этот список можно продолжать бесконечно. Каждый из нас понимает, что такое «документ», однако дать четкое и всеобъемлющее определение данному понятию довольно трудно. Причиной всему служит огромное разнообразие документов в обществе, которым присущи различные функции и свойства, а также вложенный в них смысл. Все это приводит к тому, что в каждой науке присутствует свое определение и понимание термина «документ». В настоящей статье мы рассмотрим данное понятие в контексте такой науки, как «документоведение» и познакомимся с зарубежным представлением о том, что же есть «документ».

Начнем анализ определений с основополагающего для документоведения нормативного акта – ГОСТа Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором представлена следующая дефиниция документа: «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [1]. Из него вполне понятно, что является документом, хотя возникают дополнительные вопросы о расшифровке таких понятий как носитель, реквизит и информация. Поэтому из одного определения автоматически вытекают еще как минимум три.

В не менее важном для документоведения нормативном источнике, а именно, Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается толкование документированной информации как синонимичному документу понятию: «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [3].

Нетрудно заметить, что данная дефиниция имеет множество сходств с указанной выше. В этих обоих толкованиях на первое место выходят реквизиты, то есть внешнее оформление документа, которые должны идентифицировать не только информацию, но и материальный носитель [2, с. 52].

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти по-своему трактует понятие документа: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти» [4]. В общем и целом, интересно то, что, по сути, те же документы имеют разные определения, хотя ничего необычного и уникального в документах органах власти нет. Там используются обыкновенные деловые письма, протоколы, акты, приказы, распоряжения и т. д., поэтому непонятно, почему их дефиниция не сходится с определением, данным в том же ГОСТе. 

Зарубежные представления о документе несколько отличаются от российских. Например, Международный стандарт ISO 15489-1:2001, Information and Documentation—Records Management содержал следующее определение: «документ – созданная, полученная и сохраняемая как доказательство организацией или лицом информация в целях исполнения правовых обязательств или ведения бизнеса» [5]. В версии ГОСТа от 2007 года эта формулировка незначительно изменилась в сторону появления таких признаков документа как фиксированный характер и наличие материального носителя, которая наиболее приближена к нашим нормативным актам [2, с. 52–53]. Интересен тот факт, что в 2016 году он снова вернулся к своему первоначальному варианту толкования рассматриваемого нами термина.

Другая дефиниция документа представлена Международной ассоциацией специалистов управления информацией (ARMA International), которая определяет документ как зафиксированную информацию, независимо от вида носителя или характеристик, созданную или полученную организацией, свидетельствующую о ее деятельности и требующую хранения в течение определенного времени [6, с. 4]. Как мы можем заметить, это единственная дефиниция, упоминающая об очень важном факте, а именно, о том, что документ должен иметь сроки хранения, варьирующиеся в зависимости от конкретного вида, функционального значения и ценности документа для общества, государства и определенного лица, организации и т. п.

К примеру, Австралийский университет архивирования и делопроизводства (University Archives and Recordkeeping) предлагает свое, не похожее на вышеуказанные дефиниции, толкование понятия «документ»: «это отчет о чем-либо, совокупность информации, собрание фактов; то, что написано или иным образом установлено для сохранения его содержимого» [7]. Тем не менее, данное определение в достаточно простой форме отражает все необходимые сведения о документе, намекая на разные виды документов, фиксированный характер информации и на необходимость ее сохранения.

Итак, подводя итог нашего анализа, можно прийти к следующим выводам. Во-первых, отсутствует единое понятие термина «документ» не только в России, но и за рубежом. Во-вторых, только некоторые из рассмотренных определений содержат в себе целостное собрание основных характеристик документа. И, наконец, в-третьих, многие дефиниции документа направлены лишь на внешние признаки документа, не учитывая его внутренние факторы, а также состоят из других определений, которые дополнительно необходимо расшифровывать при обращении к рассматриваемому термину, что относится больше к нашей стране. Поэтому, конечно, во избежание возможных противоречий и двойственности понимания понятия «документ» в России, в частности, наиболее целесообразно было бы ввести единое определение, соединив в нем, к примеру, положительные качества всех уже имеющихся дефиниций нашей страны и, возможно, использовать опыт зарубежных государств и нормативных актов.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: [Электронный ресурс].- URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 21.09.2017)

2. Зеленов, М.В., Стальнова, В.А. Документ: от термина к понятию [Текст]  / М.В. Зеленов, В.А. Стальнова //  Ленинградский юридический журнал.- 2014.- № 1(35).- С. 44- 64

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ [Электронный ресурс].- URL: http://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения 22.09.2017)

4. Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 [Электронный ресурс].- URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_30009/ (дата обращения 21.09.2017)

5. ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General .- 2001.- 26 p.

6.  Read J. Records Management / J. Read, M.L. Ginn.- Cengage Learning, 2011.- 448 p.

7. Records and Archives Management Handbook [Электронный ресурс].- URL: http://www.adelaide.edu.au/records/handbook/  (дата обращения 22.09.2017)