Каталог статей из сборников научных конференций и научных журналов- О. В. Медведева Электронные архивы в России: правовой аспект

О. В. Медведева, кандидат исторических наук, доцент

Тамбовский государственный университет

имени Г. Р. Державина, г. Тамбов, Россия

Современный уровень развития информационных технологий позволяет все чаще внедрять электронные архивы в деятельность органов власти и организаций. Электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.

Термин «электронный архив» не является законодательно определенным, что оставляет свободу для его разнообразных трактовок. Обычно под электронным архивом понимают информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

Если обратиться к основному закону в сфере архивного дела, – федеральному закону (ФЗ) «Об архивном деле в РФ», то можно увидеть упоминание электронных архивов лишь в статьях 24 и 26, в которых отмечается, что пользователь архива может получить подлинники документов или направить запрос в электронном виде. К сожалению, в настоящее время главный закон в сфере архивного дела игнорирует проблемы создания и функционирования электронных архивов [1; 3].

Пожалуй, более развита отраслевая правовая база создания электронных архивов. Так, одним из первых решений проблемы хранения электронных документов начал заниматься Центральный банк Российской Федерации, где была разработана концепция Центрального электронного архива и для ее реализации выбрана система LanDocs. 

ФЗ «Об организации и предоставлении государственных и муниципальных услуг» прямого отношения к электронному архиву не имеет, но косвенно там прописаны процессы оказания государственных и муниципальных услуг с помощью электронных документов, что является основной частью функционирования электронного архива [4].

В ФЗ «О персональных данных» говорится о хранении биометрических персональных данных, отмечается, что они должны храниться в таких информационных системах, которые обеспечивают защиту их от неправомерного или случайного доступа к ним [2]. В ФЗ «Об актах гражданского состояния» также находим, что записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, хранятся в информационной системе.

В судебной сфере использование электронных архивов реализуется благодаря федеральной целевой программе «Развитие судебной системы России на 2013–2020 годы». Благодаря данной программе, в настоящее время в рамках государственной автоматизированной системы «Правосудие» суды формируют электронные архивы банков судебных решений. В целях формирования электронных архивов судебных дел и решений предлагается создать единый информационный центр [5].

Электронные архивы в своей деятельности также использует Федеральное казначейство. 3 сентября 2012 г. было утверждено Положение о структуре электронного архива, используемого для организации хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и других организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в федеральном казначействе и его органах в электронном виде.

15 апреля 2014 г. была утверждена программа «Управление федеральным имуществом», в приоритеты которой входит, в том числе, формирование электронного архива документов в сфере управления федеральным имуществом.

В качестве примера можно также привести  деятельность Дирекции «Дороги России» и структурных подразделений Государственной службы дорожного хозяйства Министерства транспорта Российской Федерации, где был утвержден Временный регламент создания и функционирования электронного архива справочно-информационных и аналитических материалов.

Таким образом, несмотря на то, что электронные документы прочно вошли в нашу жизнь и активно применяются в деятельности органов власти и организаций разного уровня и характера деятельности, вопросы хранения электронных документов на федеральном уровне еще не решены, и собственные варианты создания электронных архивов реализуются в масштабах отдельных отраслей.

Библиографический список

1. Медведева О.В. Правовые основы создания электронных архивов в России // Наука сегодня : проблемы и перспективы развития : материалы международной научно-практической конференции, г. Вологда, 30 ноября 2016 г. : в 2 ч. Ч. 2. – Вологда, 2016. – С. 154-155.
2. О персональных данных: федеральный закон:  принят 27 июля 2006 г. Доступ  из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» (дата обращения: 19.12.2016).
3. Об архивном деле в РФ: федеральный закон: принят 22 октября 200 4 г.  Доступ  из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» (дата обращения: 19.12.2016).
4. Об организации и предоставлении государственных и муниципальных услуг: федеральный закон: принят 27 июля 2010 г. Доступ  из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» (дата обращения: 19.12.2016).
5. Терещенко Л.К. Модернизация информационных отношений и информационного законодательства: Монография. Москва: Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ; ИНФРА-М, 2013.