Каталог статей из сборников научных конференций и научных журналов- Цифровые технологии в документационном обеспечении деятельности кафедры вуза

О. В. Медведева   Кандидат исторических наук, доцент,

Тамбовский государственный университет имени Г. Р.Державина,

г. Тамбов, Россия

Деятельность кафедры высшего учебного заведения сопровождается подготовкой документов разных видов и назначения. В Тамбовском государственном университете имени Г. Р. Державина большая часть документов постепенно перемещается в электронную среду университета. Рассмотрим использование цифровых технологий в документационном обеспечении деятельности на примере одной из кафедр вуза.

Вся документация кафедры, как в любой организации и ее структурных подразделениях, может быть поделена на три потока: входящие, исходящие и внутренние. Входящие по отношению к кафедре документы – это по большей части внутренние распорядительные документы вуза: приказы ректора и проректоров, распоряжения декана. Они присылаются по электронной почте в виде сканкопий документов или документов, подписанных электронной подписью. К числу входящих относятся и письма из различных организаций, которые также присылаются в электронном виде.

Исходящие документы кафедры составляют небольшую часть документооборота и также связаны главным образом с перепиской. Внешняя переписка касается обычно связей с профессиональным сообществом, например, по вопросам профориентации, а внутренняя переписка оформляется в форме служебных записок, которые готовятся в MS Word или MS Excel и при необходимости могут распечатываться.

К внутренним документам, которые создаются на кафедре, относится большой блок документов, составляющих комплекты образовательных программ высшего образования (ОП ВО). В данный комплект входят общая характеристика ОП ВО, учебный план, график учебного процесса, рабочие программы дисциплин и практик, их аннотации, фонды оценочных средств, методические материалы, характеристики кадрового и материально-технического обеспечения. Все эти документы создаются в системе 1С:Предприятие, отдельные модули которой позволяют работать с документами разных видов. Благодаря 1С совместная работа кафедр с соответствующими управлениями значительно оптимизируется. В частности, синхронизация учебных планов с программами дисциплин позволяет автоматически вносить изменения в программы в случае изменения, например, количества часов в учебном плане и т.п. Программы и фонды оценочных средств также связаны с матрицами компетенций. Система значительно упростила ежегодную подготовку комплекта ОП ВО благодаря возможности доступа к документам разных кафедр и увеличению скорости копирования. Однако выгрузка документов для размещения на сайте осуществляется в формате pdf, сама по себе требует больших затрат времени и представляется нецелесообразной.

Ряд документов пока еще существует исключительно на бумаге (хотя и создается, конечно, в текстовом редакторе): протоколы заседаний кафедры, планы и отчеты о ее деятельности, экзаменационные билеты, договоры о практической подготовке.

Цифровые технологии используются и в работе со студентами, отчеты о практике которых, курсовые и выпускные квалификационные работы хранятся на кафедрах от 2 до 5 лет. Работы хранятся в бумажном виде, а также размещаются в личных кабинетах студентов в системе Moodle в формате pdf. Выпускные квалификационные работы передаются также в электронную библиотеку университета. В системе Moodle студенты имеют возможность видеть свои электронные зачетные книжки, а также имеют доступ к тем материалам, которые размещают по своим дисциплинам преподаватели: лекциям, практическим заданиям, презентациям и т.д.

Сосуществование двух не взаимосвязанных между собой систем пока еще остается одной из проблем, т.к. материалы в 1С и Moodle частично дублируют друг друга. Такое же дублирование происходит и при заполнении преподавателями своих личных кабинетов, в которых размещаются достижения, учитываемые в эффективном контракте.

В недостаточной степени используются и возможности облачного хранения. Было бы удобнее, если б заведующие кафедрами имели доступ к распорядительной и кадровой документации открытого доступа без обращения в соответствующие управления, что неизбежно связано с лишними затратами времени.

Излишними представляются и некоторые виды документов: планы научно-исследовательской работы магистрантов, отсутствующие в номенклатуре дел, журналы преподавателей, данные из которых дублируются и в отчетах о работе кафедры, и в отчетах о научно-исследовательской работе, и в личных кабинетах.

Таким образом, в настоящее время на кафедрах существует гибридный документооборот, сочетающий применение бумажных и электронных документов. Можно надеяться, что цифровые технологии в итоге позволят оптимизировать документооборот, отказавшись от дублирования части сведений в разных формах и разных видах документов.