Каталог статей из сборников научных конференций и научных журналов- Комплект документов по результатам переговорного процесса

Т. А. Неверова, кандидат педагогических наук, доцент,

А. В. Бондаренко, студентка,

Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина,

г. Тамбов, Россия

Вид итоговых документов зависит от сферы деятельности партнеров. Это могут быть:

1               соглашение: заключается в основном в экономической сфере, может иметь план сотрудничества;

2                договор: заключается практически во всех сферах деятельности;

3               контракт: имеет преимущественно финансовый характер, применяется зачастую в предпринимательской сфере [2].

Четко закрепленной структуры соглашения или договора нет, однако она является важной составляющей понимания его содержания. Договор может иметь следующие составляющие:

1               Преамбула;

2               Предмет договора;

3               Права и обязанности сторон (если права и обязанности не нашли отражения в других разделах договора);

4               Цена договора и порядок расчетов;

5               Сроки выполнения обязательств;

6               Срок действия договора;

7               Ответственность сторон;

8               Порядок изменения и расторжения договора,  в том числе правила подсудности;

9               Реквизиты сторон.

Также договор может содержать в себе другие разделы в зависимости от его вида.

К реквизитам договора можно отнести следующие:

1               Наименование вида документа;

2               Регистрационный номер;

3               Место составления;

4               Дата документа;

5               Текст;

6               Подпись;

7               Печать.

По итогам деловых встреч и переговоров следует подготовить их запись, которая будет отражать все детали переговорного процесса. В таком случае можно будет в любой момент восстановить какой-либо вопрос из прошедших переговоров, если в дальнейшем возникнет недопонимание [1].

При записи переговорного процесса следует кратко отмечать основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После деловой встречи работнику необходимо расшифровать свои записи. Ему следует оформить запись переговорного процесса, которую он предоставляет для утверждения ответственным за ведение переговоров. Далее справка подшивается в досье соглашения, а также вводится в его компьютерный файл. Основываясь на принятых решениях, работники других подразделений вносят их в свои планы, указывают сроки исполнения и контроля.

В справке необходимо зафиксировать следующие моменты:

1               Дата и место переговоров;

2               Партнер;

3               Участники переговорного процесса;

- со стороны партнера;

- со стороны организации.

4 Основные вопросы (здесь фиксируются общий план и основные вопросы, которые планируется вынести на обсуждение);

5 Принятые решения.

В этом разделе следует указать следующие моменты:

- решения, которые были приняты, сроки исполнения и исполнители;

- если нет потребности в принятии конкретного решения по какому-либо вопросу, то записывается краткий комментарий по нему.

6               Информация.

Здесь следует зафиксировать всю возможную информацию, полученную в результате переговорного процесса. Она может относиться к разным сферам деятельности. В дальнейшем она может стать полезной для организации.

7               Следующая встреча.

Здесь следует поставить сроки следующей встречи с партнером, а также условия, которые необходимо достигнуть к данному времени.

8 Личные впечатления.

Также можно составить аналогичный документ, который был бы предоставлен партнеру. Это делается для того, чтобы дать понять партнеру о том, что все результаты переговоров были поняты правильно.

В то же время следует составить справку на организацию партнера. В данной справке должны найти отражение все сведение о партнере, которые были получены в процессе прошедшей встречи.

В такую справку могут входить следующие данные:

1               Организационно-правовая форма организации;

2               Организационная структура управления;

3               Уставной капитал;

4               Численность работников;

5               Номенклатура товаров, которые выпускаются, закупаются и сбываются;

6               Объем выпуска продукции, товарооборот;

7               Система сбыта и др.

Также необходимо зафиксировать персональные характеристики на представителей стороны переговорного процесса. Здесь могут быть описаны следующие моменты: пределы полномочий; положение в организации; личностные качества и др.

Такая справка должна быть подписана её составителем и помещена в досье на организацию. Следует отметить, что данная работа очень важна для организации, поскольку при последующих деловых встречах и переговорах, если в них будут участвовать другие сотрудники, то можно будет уже более тщательно подготовиться к встрече.

В случаях, когда в завершении переговорного процесса не удалось подписать соглашения, но какие-то результаты всё-таки были достигнуты и предполагается дальнейшее сотрудничество, то можно подписать протокол о намерениях.

В протоколе о намерениях указываются следующие элементы:

1               Наименование вида документа;

2               Место составления;

3               Дата;

4               Полные наименования участников переговоров;

5               Достигнутые соглашения;

6               Подписи;

7               Печати.

Вместо протокола о намерениях можно оформить меморандум.

Меморандум включает в себя следующие элементы:

1               наименование вида документа;

2               дату;

3               время начала и окончания переговоров;

4               место проведения;

5               списки присутствующих участников обеих сторон;

6               обсуждаемые вопросы:

7               достигнутое соглашение;

8               подписи представителей обеих сторон.

Но ни протокол о намерениях, ни меморандум не могут юридически обязать подписать соглашение.

Данные документы подшиваются в досье соглашений и вводятся в компьютерные досье [3].

Отметим, что для внутреннего пользования в организации по окончании деловых встреч и переговоров составляется протокол, который может быть составлен на основании текстов докладов, черновых записей. Его обязательными элементами являются: наименование организации-автора, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Подписывается протокол руководителем и секретарем организации.

Таким образом, все вышеперечисленные документы являются неотъемлемой частью переговорного процесса, поскольку именно в них находят отражения все принятые решения по дальнейшему сотрудничеству организаций.

Библиографический список

1. Кузьмин Э.Л. Протокол и этикет дипломатического и делового общения. – Москва: Юридический колледж МГУ. – 1996. – 381 с.
2. Синецкий Б.И. Основы коммерческой деятельности: Учебник. – Москва: Юристъ. – 2000. – 659 с.
3. Топчиева И.В. Подготовка и документирование деловых встреч и переговоров / И.В. Топчиева // Делопроизводство. – 2015. - № 3. – С. 79-86.